Cách tính ngày phép năm cho nhân viên: 12 ngày, làm chưa đủ năm và thâm niên

“Em vào làm từ tháng 3, giờ em được nghỉ mấy ngày phép?” — câu hỏi này năm nào cũng có, và thường rơi vào đúng tuần cao điểm. Dưới đây là cách tính ngày phép năm theo Bộ luật Lao động 2019, viết cho chủ cửa hàng và người làm nhân sự kiêm nhiệm, kèm vài tình huống hay gặp ở quán ăn, cửa hàng bán lẻ.

Mỗi năm được bao nhiêu ngày phép?

Theo Điều 113, người làm việc đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động được nghỉ hằng năm, hưởng nguyên lương:

• 12 ngày làm việc với điều kiện làm việc bình thường;
• 14 ngày với người chưa thành niên, người khuyết tật, người làm nghề nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm;
• 16 ngày với người làm nghề đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.

Làm chưa đủ 12 tháng thì sao?

Người làm chưa đủ 12 tháng thì số ngày nghỉ hằng năm tương ứng với số tháng làm việc. Cách dễ nhớ nhất cho điều kiện bình thường: mỗi tháng làm việc được 1 ngày phép.

Ví dụ: bạn Mai vào làm ngày 1/3. Đến hết tháng 9, Mai làm được 7 tháng, tức có 7 ngày phép. Nếu đến hết năm Mai vẫn làm, tổng phép năm đầu là 10 ngày.

Thâm niên: cứ 5 năm thêm 1 ngày

Điều 114 quy định cứ đủ 5 năm làm việc cho một người sử dụng lao động thì số ngày nghỉ hằng năm tăng thêm 1 ngày. Một quản lý cửa hàng làm 6 năm sẽ có 13 ngày phép/năm thay vì 12.

Ai quyết định nghỉ lúc nào?

Người sử dụng lao động quy định lịch nghỉ hằng năm sau khi tham khảo ý kiến người lao động và phải thông báo trước. Người lao động có thể thoả thuận nghỉ thành nhiều lần, hoặc gộp tối đa 3 năm nghỉ một lần. Với F&B, cách làm phổ biến là chặn phép trong các tuần cao điểm (Tết, lễ lớn) và mở thoải mái các tháng thấp điểm — miễn là đã thông báo rõ.

Một điểm ít người để ý: khi nghỉ hằng năm, người lao động được tạm ứng một khoản ít nhất bằng tiền lương của những ngày nghỉ (Điều 101).

Nghỉ việc mà chưa nghỉ hết phép?

Người lao động thôi việc, bị mất việc làm mà chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết thì được người sử dụng lao động thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ. Đây là khoản hay bị quên khi chốt lương tháng cuối, và cũng là khoản dễ phát sinh tranh chấp nhất.

Ba tình huống hay gặp

1. Nhân viên part-time có phép năm không?

Người làm không trọn thời gian vẫn là người lao động theo hợp đồng, nên vẫn có quyền nghỉ hằng năm. Cách tính ngày phép cho người làm bán thời gian nên được ghi rõ trong hợp đồng hoặc nội quy để tránh hiểu khác nhau.

2. Phép năm trước còn dư, có cộng sang năm sau?

Luật cho phép thoả thuận gộp tối đa 3 năm. Nhiều nơi quy định phép tồn chỉ dùng đến hết quý I năm sau. Quy định nào cũng được, miễn ghi trong nội quy và áp dụng nhất quán.

3. Nghỉ ốm có trừ vào phép năm?

Nghỉ ốm có giấy tờ hưởng chế độ ốm đau theo bảo hiểm xã hội, là một chế độ khác. Chỉ trừ vào phép năm khi người lao động chủ động xin nghỉ phép.

Theo dõi phép mà không cần file Excel

Chỗ khó của phép năm không phải công thức, mà là theo dõi: ai vào tháng nào, ai đã nghỉ bao nhiêu, ai sắp đủ 5 năm. Trong CTAS Work, sổ phép của mỗi người tự cộng vào ngày 1 hằng tháng, tự tính thâm niên, và trừ ngay khi đơn nghỉ được duyệt. Bạn có thể đặt nhiều chính sách phép khác nhau cho từng phòng hoặc từng người. Nhân viên mở app là thấy “còn 6 ngày phép” — không phải nhắn hỏi quản lý.

Bạn có thể tải CTAS Work và dùng thử đầy đủ tính năng để thiết lập chính sách phép cho cửa hàng của mình.

Bài viết mang tính tham khảo, dựa trên Bộ luật Lao động 2019 (Điều 101, 113, 114).