Cách xếp ca làm việc cho nhân viên nhà hàng, quán cà phê: 6 bước dễ áp dụng

Xếp ca ở nhà hàng, quán cà phê là bài toán mà chủ quán nào cũng giải mỗi tuần: đủ người giờ cao điểm, không thừa người giờ vắng, ai cũng có ngày nghỉ, và không ai phải làm ca tối liên tục cả tuần. Dưới đây là cách chúng tôi thấy các quán làm tốt đang xếp ca — áp dụng được cả khi bạn dùng giấy, Excel hay app.

1. Bắt đầu từ lượng khách, không phải từ danh sách nhân viên

Lấy doanh thu hoặc số đơn theo khung giờ của 2–4 tuần gần nhất. Bạn sẽ thấy rõ “hình dạng” của một ngày: sáng nhẹ, trưa dồn, chiều lặng, tối đông. Từ đó quyết định mỗi khung giờ cần bao nhiêu người ở mỗi vị trí — pha chế, phục vụ, thu ngân, bếp.

Một quán cà phê 40 chỗ có thể chỉ cần 3 người lúc 14:00 nhưng cần 6 người lúc 19:00. Xếp đều 5 người cả ngày là vừa tốn lương vừa thiếu người lúc đông.

2. Làm mẫu ca trước, rồi mới xếp người

Thay vì mỗi tuần nghĩ lại từ đầu, hãy định nghĩa vài mẫu ca cố định:

• Ca sáng 07:00–15:00
• Ca chiều 15:00–23:00
• Ca gãy (trưa + tối) 10:00–14:00 và 17:00–21:00 cho giờ cao điểm
• Ca đêm hoặc ca qua đêm nếu quán mở khuya

Mẫu ca giúp nhân viên dễ nhớ, và giúp bạn tính giờ, tính lương nhất quán.

3. Hỏi lịch rảnh trước khi xếp

Với đội nhiều sinh viên, lịch học thay đổi theo học kỳ. Cho nhân viên đăng ký ca hoặc báo ngày bận trước một hạn cố định (ví dụ tối thứ Năm cho tuần sau). Xếp ca sau khi có lịch rảnh sẽ giảm hẳn số lần đổi ca phút chót.

4. Giữ những nguyên tắc công bằng

• Mỗi người ít nhất một ngày nghỉ trong tuần — và đó là ngày nghỉ hằng tuần của họ khi tính lương làm thêm.
• Không xếp ca chiều kết thúc 23:00 rồi ca sáng 07:00 hôm sau cho cùng một người.
• Xoay vòng ca cuối tuần và ca lễ.
• Theo dõi tổng giờ làm thêm để không vượt giới hạn 40 giờ/tháng theo Bộ luật Lao động.

5. Có luật chơi cho việc đổi ca

Đổi ca là chuyện thường. Vấn đề là đổi qua tin nhắn riêng rồi quản lý không biết. Nên có quy định đơn giản: muốn đổi ca phải gửi đề nghị, có người nhận ca thay, và quản lý duyệt. Lịch luôn phản ánh đúng ai đang làm.

6. Sao chép tuần trước, chỉnh vài chỗ

Phần lớn các tuần giống nhau. Cách tiết kiệm thời gian nhất là sao chép lịch tuần trước rồi chỉnh những chỗ thay đổi: người nghỉ phép, sự kiện, ngày lễ.

Xếp ca với CTAS Work

CTAS Work làm đúng các bước trên trên điện thoại hoặc máy tính: tạo mẫu ca (kể cả ca qua đêm, nhiều ca trong ngày), xếp lịch cả tuần, sao chép tuần trước, và cho nhân viên tự đăng ký ca, gửi đơn đổi ca để quản lý duyệt một chạm. Khi nhân viên chấm công, app đối chiếu với ca đã xếp để biết ai trễ, ai vắng, và giờ làm đó chảy thẳng vào bảng lương.

Đọc thêm: Bắt đầu với CTAS Work trong 15 phút, hoặc tải CTAS Work để xếp thử tuần tới.